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Gestão eletrônica de documentos – um caso de sucesso

Gestão Eletrônica de documentos
Escrito por Thiago

O desafio de armazenar documentos em meio digital foi o que motivou o projeto desenvolvido pela Turris Tecnologia em parceria com a Tridial Arquivos. O desafio foi organizar e normatizar os processos dos documentos por tipo, substituindo assim o papel pelo documento virtual

Atualmente o Banco Sicoob conta com mais de 2,4 mil pontos de atendimento informações necessitam ser digitalizadas e mantidas em segurança.

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos ou GED é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.

A partir da necessidade do projeto a ser desenvolvido, a equipe da Turris Tecnologia partiu para a escolha do ambiente de armazenamento e a tecnologia a serem desenvolvidas a solução. O Ambiente escolhido foi o Microsoft Azure, que conta com uma estrutura de virtualização de máquinas que permite que o ambiente seja totalmente escalonável podendo se adequar ao crescimento do cliente, onde os documentos ficariam armazenados no Sharepoint 2013 na nuvem.

Atualmente a estrutura conta com mais de 100GB de documentos armazenados e já conta com um planejamento para este ano chegar em até 1TB de dados armazenados neste ano de 2016.

Ged Sicoob

Ged Sicoob

O projeto foi desenvolvido sob a estrutura do Sharepoint 2013 onde permite a indexação em tempo real dos documentos visando assim uma melhoria para os usuários quando necessitam localizar algum documento. Outro diferencial do produto desenvolvido é o de permitir aos usuários categorizarem os documentos, facilitando assim a sua localização.

Os documentos são scaneados no fluxo de OCR (Optical Character Recognition). A partir da inserção do documento ele poderá ser classificado, indexado e recuperado dentro do GED. Os documentos ficam seguros, indexados e disponíveis para acesso de onde os usuários estiverem. Outras características da solução desenvolvida são: Solução 100% web, com interface amigável e fácil de usar, compatível com dispositivos móveis, atende a grande fluxo de informações, podendo gerenciar notas fiscais, contratos, certidões e muito mais.

Segundo Carlos Alberto Catharina, gerente comercial da Tridial Arquivos, a escolha da Turris Tecnologia para desenvolvimento deste projeto foi fundamental para o sucesso do projeto, devido à complexidade da solução em questão. “Além de excelentes profissionais, eles nos ajudaram com metodologia, melhores práticas, e indicação de ferramentas e fornecedores muito bons” comentou Catharina.

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